ProdPad

Tuotepäällikön uudet työkalut – testissä ProdPad

Perinteisesti tuotepäällikön tärkeimmät työkalut ovat löytyneet Office-paketista. Wordiä on käytetty vaatimusmäärittelyn kirjoittamiseen, exceliin on kerätty uusia vaatimuksia ja sen avulla on arvioitu liiketoimintamahdollisuutta ja lopuksi power pointilla on visualisoitu roadmap.

Perinteiset työkalut ovat toimivia sisällön tuottamiseen, mutta harmaita hiuksia teettää tuotepäällikölle ja koko tiimille sisällön kehittäminen ja jakaminen. Vaatimuksiahan voi tulla monesta suunnasta: tuotekehityksestä, asiakaspalvelusta, myynnistä ja tuotannosta. Kommentointi on hankalaa, version hallinta pettää ja lopulta ajantasainen versio löytyy vain tuotepäällikön omalta koneelta. Tiedonkulku takkuaa ja vaatimushallinnan ketteryys ja “liiniys” jäävät haaveiksi, vaikka tuotekehityksessä oltaisiinkin ”agileja”.

Onneksi markkinoille on viimeisten vuosien aikana tullut työkaluja, jotka ovat tarkoitettu ennen kaikkea tuotepäälliköiden vaatimushallintatuskaa helpottamaan. Ja jos joku tässä vaiheessa ajattelee, että meillähän on jo Jira käytössä, niin kannattaa kysyä itseltään: a) olemmeko tuote- vai projektiliiketoiminnassa ja b) millä perusteilla backlogimme on priorisoitu (eli missä näkyy strategia). Jira ja monet vastaavat tuotekehityksen työkalut ovat ensisijaisesti tuotekehityksen projektityökaluja, kun ProdPad ja sen kilpailijat ovat tarkoitettu tuotevaatimusten hallintaan ja priorisointiin, roadmapin tekemiseen sekä tuotteen vision ja strategian kommunikointiin.

ProdPad tuotekehityksessä

ProdPad on työkalu vaatimushallintaan

ProdPad

ProdPadin slogan ”Your toolkit for BETTER PRODUCT MANAGEMENT” pitäisi allekirjoittaneen mielestä vaihtaa muotoon ”Your toolkit for BETTER PRODUCT PLANNING”. ProdPad on tarkoitettu ennen kaikkea ohjelmistojen ja palveluiden kehittämiseen, ei elinkaaren hallintaan. Eli mitään dashboard-tyyppisiä näkymiä myyntiin, käyttöön tai asiakastyytyväisyyteen ei ProdPad tarjoa vaan se on ennen kaikkea suunniteltu uuden kehittämiseen. Ja siihen ProdPad soveltuukin mainiosti, kun kyseessä ovat ohjelmistot tai palvelut.

Käyttöönotto

Kynnys ProdPadin kokeiluun on tehty matalaksi. Kahden viikon ilmainen kokeilujakso on helppo aloittaa ja ohjeita työkalun käyttöön löytyy sekä netistä että työkalusta itsestään ja vinkkejäkin alkaa sähköpostiin tippua jopa turhankin tiheästi. Itselleni roadmap-kortit eivät heti avautuneet, mutta kun työkalua alkoi käyttämään niin palaset loksahtelivat kohdilleen. Helpointa kokeileminen on, kun on selkeä tavoite tai tehtävä ProdPadin käytölle. Jos semmoista ei ole, niin kaksi viikkoa hurahtaa nopeasti ohi eikä ProdPadin hyviin puoliin ehdi edes tutustua.

Vaatimusten ja ideoiden kerääminen

Yksi parhaimmista toiminnoista ProPadissä on olemassa olevan vaatimuslistan tuominen excel-taulukosta. Sarakkeille voi itse määritellä vastaavuuden ProdPadissä ja voila, olemassa oleva backlog siirtyy ProdPadiin ”ideakorteiksi” (Ainoana ongelmana suomenkielisen excel-taulukon käyttäjälle on, että csv-filessä erottimen pitää olla pilkku eikä puolipiste.)

Uusia markkinavaatimuksia on myös helppo luoda selaimella käytettävään pilvipalveluun mistä, koska ja kenen toimesta tahansa. ProdPadissä tosin ei perinteiseen tapaan puhuta vaatimuksista, vaan ideoista. Team Member-oikeudet ovat työkalussa ilmaiset ja rajoittamattomat ja ne oikeuttavat uusien ideoiden luomiseen. Eli myynnin tai asiakaspalvelun ei tarvitse kierrättää enää uusia vaatimuksiaan tuotepäällikön kautta, vaan he voivat luoda ne suoraan ProdPadiin. Jos vaatimusten keräämistä halutaan viedä vieläkin pidemmälle, niin ProdPadin voi myös integroida User Voiceen ja antaa myös käyttäjien ehdottaa parannuksia.

Vaatimusmäärittely ja ideoiden priorisointi

Parasta ProdPadissä on ideoiden jalostaminen. Kun uusi idea on luotu, se on helppo jakaa muulle tiimille. Tuotepäällikkö voi esimerkiksi kirjoittaa use caset, linkittää idean työkalussa jo valmiina oleviin käyttäjähahmoon ja tehdä ensimmäisen oletuksen idean arvosta. Tieto uudesta ideasta siirtyy ProdPadin lähettämän sähköpostin avulla eteenpäin ja arkkitehti voi aloittaa hahmottelemaan mitä taustajärjestelmältä tarvittaisiin samaan aikaan kun UX-suunnittelija tekee ensimmäisiä versiota käyttöliittymästä. Koko tiimi voi omalta osaltaan työstää uutta ideaa eteenpäin yhdessä ja samassa paikassa samaan aikaan niin, että kaikki näkevät viimeisimmät versiot ja voivat kommentoida niitä. Haluttaessa uudesta ideasta voidaan ProdPadissä myös äänestää, eli jokainen voi antaa kyllä, ehkä tai ei-äänen uudelle toiminnallisuudelle.

Vaatimusmäärittely ProdPadissa

Vaatimusmäärittely ProdPadissa

Kun uusi idea tai vaatimus on speksattu valmiiksi, niin sen arvo ja tarvittava työmäärä voidaan uudelleen arvioida ns. t-paita asteikolla (XS-XL). Hyötyjen arvioinnin jälkeen idea voidaan joko hylätä, laittaa roadmapille tai työntää suoraan tuotekehityksen työjonoon. Jos yrityksessä on käytössä esimerkiksi Jira, PivotalTracker tai GitHub, niin ProdPad voidaan integroida olemassa olevaan kehitystyökaluun ja muutokset yhteisissä kentissä siirtyvät molempiin suuntiin. Tuotekehitys saa tarvittavat tiedot suoraan omaan työkaluunsa ja tuotepäällikkö voi ProdPadista seurata missä vaiheessa kehitystä mikin idea on.

Roadmap

Allekirjoittaneelle ProdPadin roadmap-toiminnot tuntuivat aluksi oudoilta. Suurin syy lienee se, että roadmapia ei voi kiinnittää kalenteriaikaan vaan aikataulutus tapahtuu ainoastaan kolmen kehitysvaiheen avulla. Toki nämä kolme vaihetta voi yhtä hyvin nimetä esimerkiksi eri vuosiksi kuin ajanjaksoiksi 1, 2 ja 3, mutta sen enempää kehitystä ei voi aikatauluttaa.
Roadmap on myös ajateltu visualisoitavan teema/epic- tasolla. Yksittäiset toiminnallisuudet eli ideat kiinnitetään luotuihin teemoihin kuten scrummia käyttävät usein tekevät. Kun roadmapeilla on hiukan leikkinyt alkavat ne paremmin selkeytyä ja erilaisia näkymiä saa aikaan esimerkiksi ideoille annettujen ”tagien” perusteella. Itse en kuitenkaan kokenut visualisointia riittävän joustavana ja esimerkiksi myynnille siitä voi olla vaikeaa yrittää saada sopivaa versiota aikaan.
Jos portfoliossa on useita tuotteita voi roadmap-toiminnallisuus myös tuntua rajoittavalta. Premium ja Enterprise versioissa on kyllä Product Line taso, mutta eri tuotteiden teemat ja suunnitellut tuoteversiot on vaikea erottaa toisistaan.

ProdPadin Roadmap-näkymä

ProdPadin plussat

Suurin etu ProdPadissa ehdottomasti on, että se tekee tuotesuunnittelusta aidosti avointa, ketterää ja ajantasaista. Kukaan ei voi enää piiloutua sen selityksen taakse, että viimeisin on jossain muualla. Idea-korteissa on valmiina kentät kaikille tarvittavalle tiedolle idean tarkoituksesta sen arvoon ja testikriteereihin asti ja myös liitteet saa helposti mukaan. ProdPadin käyttöönotto on tehty helpoksi ja tuotekehitys voi edelleen jatkaa omien työkalujensa käyttöä.

Kehityskohteita

Roadmappien visualisoinnin lisäksi vain yksi asia jäi todellisena puutteena mieleen: ideoita ei saa järjestettyä priorisoituun listaan. Vaikka uusille ideoille voidaan antaa sekä asiakasarvo- että työmääräarviot, niin niiden perusteella ei ideoita pysty lajittelemaan. Tosin tämänkin kohdan ProdPadin aktiivinen tuotetuki lupasi tulevissa versioissa korjata. Pieni ärsytyksen kohde oli myös työkalun käytössä ohjaavat ”tarralaput”, jotka ovat ensikertalaiselle varmasti tarpeellisia, mutta vakiintuneelta käyttäjältä vievät turhaa ruututilaa.

Loppuarvio

ProdPad on ehdottoman hyvä ja suositeltava työkalu ohjelmistojen ja digitaalisten palveluiden tuotesuunnitteluun. Ihan kaikkia tuotepäällikön työkaluja se ei korvaa, mutta ketteryyttä ja nopeutta se varmasti lisää monenkin yrityksen tuotesuunnitteluprosessiin.

Kirjoittaja: Harri Pendolin

Prodmanin perustaja ja Tuotepäällikkö-blogia jo vuodesta 2009 kirjoittanut Harri on tuotemies henkeen ja vereen. Harri on aina valmis jakamaan osaamistaan tuotejohtamisesta tai debatoimaan tuotepäällikön strategisista valinnoista. Twitteristä Harri löytyy nimellä @pendolin.

 

Yksi kommentti - “Tuotepäällikön uudet työkalut – testissä ProdPad”

  1. Janna Bastow Kirjoitti:

    Hi Harri, thanks for this great review and article! Your feedback during the trial period has definitely been useful, and we look forward to seeing more of you around.

    All the best,
    Janna

    Janna Bastow
    Co-founder, ProdPad